जीएसटी में खाते और रिकॉर्ड के बारे में जानिए-

जीएसटी शासन के तहत व्यवसायों को इलेक्ट्रॉनिक या भौतिक प्रारूप में या तो अधिकृत जीएसटी प्राधिकरण द्वारा तैयार सत्यापन के लिए विभिन्न जीएसटी में खाते और रिकॉर्ड को बनाए रखना आवश्यक होता है। कर योग्य व्यक्तियों को डिजिटल हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित इलेक्ट्रॉनिक रूप में रिकॉर्ड बनाए रखने की अनुमति है। जीएसटी के तहत, सभी चालान, आपूर्ति के बिल, क्रेडिट और डेबिट नोट, और स्टॉक, डिलीवरी, आवक आपूर्ति और आउटगोइंग आपूर्ति से संबंधित चालान को टैक्स जमा करने की तारीख से 6 साल तक बनाए रखा जाना चाहिए।

इसके अलावा, पंजीकरण के प्रमाण पत्र में उल्लिखित व्यापार के प्रत्येक संबंधित स्थान पर जीएसटी खाते और रिकॉर्ड रखे जाने चाहिए। तो इस लेख में, हम जीएसटी में खाते और रिकॉर्ड को रखरखाव के बारे में विस्तार से जानेंगे।

जीएसटी में खाते और रिकॉर्ड

सीजीएसटी अधिनियम, 2017 की धारा 35 (1) के अनुसार, जीएसटी शासन के तहत प्रत्येक पंजीकृत करदाता को सही और सही जीएसटी में खाते और रिकॉर्ड को बनाए रखने के लिए आवश्यक होता है। इसके अलावा, ऐसे खातों और रिकॉर्ड को पंजीकृत करदाता के व्यवसाय के प्रमुख स्थान पर बनाए रखा जाना चाहिए, जैसा कि पंजीकरण प्रमाण पत्र में उल्लेख किया गया है। अथवा प्रत्येक पंजीकृत व्यक्ति को अपने व्यवसाय के मुख्य स्थान पर सभी रिकॉर्ड रखने और बनाए रखने की आवश्यकता होती है।

1. जीएसटी के तहत खातों को कौन रखना चाहिए?

सीजीएसटी अधिनियम की धारा 35 में यह प्रावधान है कि निम्नलिखित व्यक्ति पंजीकृत हैं या नहीं, उनमें से प्रत्येक जीएसटी में खाते और रिकॉर्ड को बनाए रखने के लिए उत्तरदायी होता है:-

• मालिक।
• किसी गोदाम या अन्य स्थान पर संचालक माल के भंडारण के लिए उपयोग किया जाता है।
• परिवाहक।

प्रत्येक पंजीकृत व्यक्ति जिसका वित्तीय वर्ष के दौरान कारोबार निर्धारित सीमा (2 करोड़) से अधिक है, उस व्यक्ति को अपने खातों को चार्टर्ड एकाउंटेंट या कॉस्ट अकाउंटेंट द्वारा ऑडिट करवाना अनिवार्य रूप से होता है। अथवा कोई भी गोदाम या गोदाम के मालिक या ऑपरेटर को उस अवधि के लिए खातों की पुस्तकों को बनाए रखने की आवश्यकता होती है, जिसके लिए माल गोदाम में संग्रहीत किया जाता है। इस तरह के खातों में भंडारित माल के प्रेषण, चालान, प्राप्ति और निपटान के बारे में विवरण शामिल हैं।

इसके अलावा, गोदाम के मालिक या संचालक को इन सामानों को इस तरह से संग्रहित करना चाहिए कि उन्हें आइटम वार और मालिक बुद्धिमान माना जाए। इसके अलावा, रिकॉर्ड मांग पर किए गए किसी भी भौतिक सत्यापन या जांच में मदद कर सकेगा। इसी प्रकार, माल के संबंध में ट्रांसपोर्टरों को खाते बनाए रखने की आवश्यकता है, जैसे की:-

• पहुंचा दिया (ट्रान्सपोर्टेड)।
• पहुंचाया (डिलीवर्ड)।
• ट्रांसपोर्टर द्वारा पारगमन में संग्रहित

इसे अपनी प्रत्येक शाखा के लिए पंजीकृत कंसाइनर और कंसाइनर के जीएसटीआईएन रिकॉर्ड को बनाए रखना होगा।

2. जीएसटी में क्या रिकॉर्ड बनाए रखना चाहिए?

प्रत्येक पंजीकृत व्यक्ति को निम्नलिखित रिकॉर्ड रखना चाहिए, जोकि हमने नीचे बिंदुओं की सहायता से दर्शाए है:-

• माल का उत्पादन या निर्माण।
• माल या सेवाओं की आवक और जावक आपूर्ति या दोनों।
• माल का स्टॉक।
• इनपुट टैक्स क्रेडिट का लाभ उठाया।
• आउटपुट कर देय और भुगतान किया।
• अन्य विवरण जो निर्धारित किए जा सकते हैं।

3. ऐसे खाते जिन्हें जीएसटी के तहत बनाए रखा जाना चाहिए?

वस्तु एवं सेवा कर प्रणाली के तहत आने वाले निम्न पंजीकृत व्यक्तियों को बहुत से खाते जीएसटी के तहत बनाए रखा जाना जाना आवश्यक होता है। उदाहरण के लिए, जीएसटी के तहत, एक व्यापारी को निम्नलिखित / सीएस (खरीद, बिक्री, स्टॉक जैसे खातों के अलावा) को बनाए रखना होता है:-

• इनपुट सीजीएसटी अकाउंट।
• आउटपुट सीजीएसटी अकाउंट।
• इनपुट SGST अकाउंट।
• आउटपुट एसजीएसटी अकाउंट।
• इनपुट आईजीएसटी अकाउंट।
• आउटपुट IGST अकाउंट।
• इलेक्ट्रॉनिक कैश लेजर (जीएसटी का भुगतान करने के लिए जीएसटी पोर्टल पर भुगतान किया जाना है।)

जीएसटी में खातों और अभिलेखों के रखरखाव के संबंध में नियम

गोड्स एन्ड सर्विसेज टैक्स सिस्टम के तहत आने वाले खातों और अभिलेखों के रखरखाव के संबंध में निम्न प्रकार के नियम होते है। इन ऐसे सभी नियमों को हमने नीचे एक-एक करके विस्तार पूर्वक दर्शाया है:-

1. पंजीकृत व्यक्ति व्यवसाय की जगह से अधिक है।

ऐसे मामलों में जहां करदाता के पास पंजीकरण प्रमाणपत्र में निर्दिष्ट व्यवसाय का एक से अधिक स्थान है, प्रत्येक स्थान को अपने स्वयं के जीएसटी में खाते और रिकॉर्ड बनाए रखना चाहिए। अथवा इसके अलावा, ऐसे खातों को इलेक्ट्रॉनिक रूप में एक निर्दिष्ट तरीके से बनाए रखा जा सकता है।

2. गलत रिकॉर्ड दर्ज करने का तरीका।

इसके अलावा, पंजीकृत करदाताओं को यह सुनिश्चित करना होगा कि रजिस्टर या खातों की पुस्तकों में दर्ज लेनदेन मिटाया नहीं जाएगा या अधिलेखित नहीं किया जाएगा। साथ ही, सभी गलत प्रविष्टियों को सही प्रविष्टियों के साथ बदल दिया जाना चाहिए। और यदि दस्तावेजों को इलेक्ट्रॉनिक रूप से बनाए रखा जाता है, तो हर हटाए गए या संपादित प्रविष्टि का एक लॉग रखा जाना चाहिए।

3. पंजीकरण प्रमाण पत्र में उल्लिखित अन्य स्थानों से प्राप्त रिकॉर्ड

इसके अतिरिक्त, ऐसी परिस्थितियाँ भी हो सकती हैं जहाँ पंजीकरण प्रमाणपत्र में निर्दिष्ट लोगों के अलावा किसी पंजीकृत करदाता के खातों की पुस्तकें परिसर में पाई जाती हैं। अथवा ऐसे परिदृश्य में, खातों की पुस्तकों को उसी के रूप में माना जाएगा जो पंजीकृत व्यक्ति द्वारा बनाए रखा गया है जिनके पास ऐसा आधार है।

4. रिकॉर्ड इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में बनाया जा सकता है।

जीएसटी के तहत खातों की किताबें इलेक्ट्रॉनिक रूप में रखी जा सकती हैं। इसके अलावा, इस तरह के रिकॉर्ड को डिजिटल हस्ताक्षर के माध्यम से मान्य किया जाता है। इसके अलावा, जहां रिकॉर्ड को इलेक्ट्रॉनिक रूप से रखा जाता है, ऐसे रिकॉर्ड का बैकअप इस तरह से संरक्षित किया जाएगा कि इस तरह के रिकॉर्ड को उचित समय अवधि के भीतर पुनर्प्राप्त किया जा सके।

इसके अलावा, जहां कानून द्वारा ऐसे रिकॉर्ड की मांग की जाती है, पंजीकृत करदाता को ऐसे दस्तावेजों जैसे पासवर्ड आदि के बारे में सभी विवरण प्रदान करना चाहिए। ऐसा इसलिए किया जाता है ताकि इस तरह की जानकारी तक पहुँचा जा सके।

5. कानून द्वारा आवश्यकतानुसार खातों की पुस्तकें बनाना

गुड्स एन्ड सर्विसेज टैक्स कानून में, खातों की किताबों को कानून में दिखाना आवश्यक होता है, तो पंजीकृत करदाताओं को कानून द्वारा आवश्यकतानुसार खातों की पुस्तकें बनाना महत्वपूर्ण हो जाता है।

जीएसटी खातों को कैसे बनाए रखें?

करदाता को व्यवसाय के प्रमुख स्थान पर सभी जीएसटी में खातों और रिकॉर्ड्स को रखना होगा, साथ ही साथ व्यवसाय के अतिरिक्त स्थान से संबंधित रिकॉर्ड भी होना चाहिए। संबंधित व्यक्ति जो मैन्युअल रूप से जीएसटी रिकॉर्ड बनाए रखते हैं, वे खाते की पुस्तकों की प्रत्येक मात्रा के लिए सीरियल नंबर का उपयोग करेंगे। जीएसटी खाते को मैन्युअल रूप से बनाए रखने के दौरान, यदि संबंधित व्यक्ति को किसी भी रजिस्टर, खाते या दस्तावेजों में किसी भी प्रविष्टि को मिटा या छोड़ देना चाहिए, तो व्यक्ति सत्यापन प्राप्त करने के बाद ही इसे अधिकृत करेगा।

इसलिए, आवश्यक सुधार करने के बाद, व्यक्ति सही प्रविष्टि दर्ज करेगा। यदि व्यक्ति इलेक्ट्रॉनिक रूप से जीएसटी खाते रखता है, तो व्यक्ति को संपादित या हटाए गए पुनर्प्राप्ति प्रविष्टि के लिए लॉग बनाए रखना चाहिए। इसके अलावा, यदि जीएसटी खातों और रिकॉर्डों को इलेक्ट्रॉनिक रूप से बनाए रखा जाता है, तो जीएसटी पंजीकरण प्रमाणपत्र पर उल्लिखित व्यापार के प्रत्येक संबंधित स्थान से डिजिटल हस्ताक्षर और सुलभ का उपयोग करके रिकॉर्ड को प्रमाणित किया जाना चाहिए।

अंत में, किसी भी दस्तावेज, रजिस्टर, या किसी पंजीकृत व्यक्ति के खाते की कोई भी पुस्तक, जो व्यवसाय के स्थान पर किसी भी परिसर में पाई जाती है, तब तक लागू रहेगी जब तक कि कर साबित नहीं होता। इसलिए, यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि करदाता द्वारा सभी लेखांकन और वित्तीय जानकारी को सुरक्षित रूप से बनाए रखा जाए।

जीएसटी में बनाए जाने वाले खातों और रिकॉर्ड की सूची

जीएसटी में खाते और रिकॉर्ड	जानकारी चाहिए	किसके द्वारा?
उत्पादित माल का रजिस्टर	किसी कारखाने या उत्पादन घर में निर्मित सामानों का विवरण दैनिक आधार पर और किसी भी समय खाते में दिया जाना चाहिए।	प्रत्येक निर्धारिती विनिर्माण गतिविधि को अंजाम देता है।
खरीद रजिस्टर	सामानों के विनिर्माण के लिए एक कर अवधि के भीतर की गई सभी खरीद या सेवाओं का प्रावधान जिसमें आपूर्तिकर्ता, जीएसटीआईएन, इनवॉइस नंबर / डिट, राज्य का नाम, खरीद की श्रेणी (इनपुट, इनपुट सेवा और पूंजीगत सामान), कर दर का विवरण शामिल हैं और सीजीएसटी, एसजीएसटी और आईजीएसटी के विभाजन के साथ कर राशि।	सभी निर्धारिती।
बिक्री रजिस्टर	कर अवधि के भीतर की गई सभी बिक्री का लेखा जोखा ग्राहक के नाम, जीएसटीआईएन, इनवॉयस नंबर / डिटेल, सप्लायर का स्थान, राज्य का नाम, बिक्री की श्रेणी (घरेलू और निर्यात), कर दर और कर का विवरण होना चाहिए। सीजीएसटी, एसजीएसटी और आईजीएसटी के द्विभाजन के साथ राशि।	सभी निर्धारिती।
स्टॉक रजिस्टर	इस रजिस्टर में दैनिक आधार पर या किसी भी समय उपलब्ध इन्वेंट्री का एक सही स्टॉक होना चाहिए और इस तरह के रजिस्टर में ओपनिंग बैलेंस, रसीद, आपूर्ति, खोए हुए सामान, चोरी, नष्ट, लिखे हुए या बंद किए गए तरीके के विवरण शामिल होंगे। उपहार या मुफ्त नमूना और कच्चे माल, तैयार माल, स्क्रैप और अपव्यय सहित स्टॉक का संतुलन।	सभी निर्धारिती।
इनपुट टैक्स क्रेडिट का लाभ उठाया	इस रजिस्टर में दी गई कर अवधि के लिए प्राप्त इनपुट टैक्स क्रेडिट के विवरण को बनाए रखना चाहिए जो कि आवक की श्रेणी (इनपुट्स, इनपुट सर्विस और कैपिटल गुड्स) के साथ कर की दर और कर राशि के द्विविभाजन के लिए प्राप्त होता है।	सभी निर्धारिती।
आउटपुट कर देयता	इस रजिस्टर में इनपुट टैक्स क्रेडिट या नकद के खिलाफ समायोजित किए जाने वाले जीएसटी देयता के विवरण को बनाए रखना चाहिए।	सभी निर्धारिती।
आउटपुट टैक्स अदा किया	इस रजिस्टर को किसी विशेष कर अवधि के लिए भुगतान किए गए जीएसटी के विवरण को बनाए रखना चाहिए।	सभी निर्धारिती।
अग्रिम भुगतान / प्राप्त रजिस्टर	इस रजिस्टर में प्राप्त अग्रिमों, भुगतानों, किए गए समायोजन और कर भुगतान / समायोजित उपचारों का विवरण रखना चाहिए।	सभी निर्धारिती।
अन्य रिकॉर्ड्स निर्दिष्ट हैं।	सरकार आगे अधिसूचना, अतिरिक्त रिकॉर्ड और खातों के रखरखाव के माध्यम से निर्दिष्ट कर सकती है।	सरकार द्वारा अधिसूचित विशिष्ट व्यवसाय।

जीएसटी में कर भुगतान अथवा देय से संबंधित रिकॉर्ड क्या है?

वस्तु एवं सेवा कर प्रणाली के तहत आने वाले जीएसटी में कर भुगतान अथवा देय से संबंधित रिकॉर्ड को जानने हेतु नीचे निम्न बिंदु दर्शाये गए है। हमने इन सभी बिंदुओं के बारे में एक-एक करके विस्तार से बताने का प्रयास किया है:-

1. कर देय या भुगतान के लिए रिकॉर्ड

प्रत्येक पंजीकृत व्यक्ति एक खाता रखेगा और बनाए रखेगा, जिसमें देय कर का विवरण होगा, जिसमें रिवर्स चार्ज के तहत देय कर, एकत्र किए गए और भुगतान किए गए, इनपुट टैक्स, इनपुट टैक्स क्रेडिट का दावा किया गया है, साथ में टैक्स इनवॉइस, क्रेडिट नोट्स, डेबिट नोट्स के एक रजिस्टर के साथ, वितरण चालान किसी भी कर अवधि के दौरान जारी या प्राप्त किया जाता है।

2. इलेक्ट्रॉनिक कैश और क्रेडिट लेजर

प्रत्येक पंजीकृत व्यक्ति के पास जीएसटी के तहत निम्न तीन प्रकार के पंजीकरण नियम के समय स्वचालित रूप से उत्पन्न होंगे और इलेक्ट्रॉनिक रूप से बनाए रखा जाएगा। जोकि हमारे द्वारा नीचे दर्शाए गए है:-

• इलेक्ट्रॉनिक कैश लेजर:- यह लेजर एक इलेक्ट्रॉनिक वॉलेट के रूप में काम करेगा। अथवा करदाता को अपने नकद खाता बही में पैसा जमा करना होगा (वॉलेट में पैसे जोड़ें)। पैसे का उपयोग भुगतान करने के लिए किया जाएगा।
• इलेक्ट्रॉनिक क्रेडिट लेज़र:- खरीद पर इनपुट टैक्स क्रेडिट यहाँ तीन श्रेणियों यानी आईजीएसटी, सीजीएसटी और एसजीएसटी के तहत परिलक्षित होगा। करदाता इस खाते में दिखाए गए शेष का उपयोग केवल कर के भुगतान (ब्याज, जुर्माना आदि के लिए नहीं) के लिए कर सकता है।
• इलेक्ट्रॉनिक लायबिलिटी लेजर:- यह खाताधारक करदाता की कुल कर देयता को दिखाएगा, जो किसी विशेष महीने के लिए बंद करने के बाद करदाता की कुल देयता को दर्शाता है। यह लेजर ऑटो-पॉपुलेटेड होगा।

जीएसटी में खातों और रिकॉर्ड की अवधारण के लिए अवधि क्या है?

सीजीएसटी अधिनियम, 2017 की धारा 36 के अनुसार, प्रत्येक पंजीकृत व्यक्ति ऐसे खातों और रिकॉर्ड से संबंधित वर्ष के लिए वार्षिक रिटर्न जमा करने के लिए नियत तारीख से कम से कम 72 महीने (6 वर्ष) के लिए खातों और पुस्तकों को रखेगा और बनाए रखेगा।

अथवा एक पंजीकृत व्यक्ति, जो एक अपील या संशोधन प्राधिकरण या एक अपील या संशोधन या किसी अन्य कार्यवाही से पहले अपीलीय न्यायाधिकरण या अदालत में एक पक्ष है, चाहे वह उसके द्वारा या आयुक्त द्वारा दायर किया गया हो, या अध्याय XIX के तहत अपराध के लिए खातों और अन्य एक वर्ष की अवधि के लिए इस तरह की कार्यवाही से संबंधित रिकॉर्ड, ऐसी अपील या संशोधन या कार्यवाही या जांच के अंतिम निपटान के बाद, जो भी बाद में हो, जांच की जा रही है। ऐसी ही स्थिति में पुस्तकों का रखरखाव करेंगे।